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审计档案信息化的安全与维护

一、审计档案信息化的安全

由于各级政府财政部门和各大企业多数都在开展计算机在会计中的应用工作,组建自己的会计信息系统。虽然审计档案工作有一定的标准,但各单位应用的会计软件没有统一的规定,所以行业内要统一标准很困难,审计档案信息化的安全性、硬件的可靠性尚无可靠保证,这使得反映一个单位经济活动的重要史料和证据———审计业务档案的安全与维护成为审计系统的一个工作重点。我认为在工作中应注意以下几点:(一)保证按审计档案信息化要求生成审计档案。各种审计信息化档案的生成都要保证档案按审计业务常规化的标准,既要考虑审计业务的特殊性,又要考核会计信息的丰富性。二者有机结合才是一个完整的审计信息化的档案。(二)审计业务档案信息易篡改问题。审计档案中的会计部分在保管时必须保证其没有经过篡改,传统的纸质档案由于其材质的特性决定了如果被修改就会留下痕迹,因此保留下来的会计档案数据不容易被篡改。而电子档案的特性则使其可以被修改而不留下痕迹,保存前一定仔细核对,保证原始信息的真实。(三)审计业务档案信息泄密问题。审计信息化档案中的会计档案作为机关、行政事业和企业财务的重要数据关系到整个机关、行政事业和企业的经营活动,需要保证会计档案中的信息不被非法访问。计算机信息的特性,使得对审计档案信息化的会计档案的复制窃取变得更加容易且不易发现,同时,大部分会计软件都没有对存储在数据库中的数据进行加密,简单的复制数据库文件即可很轻易地获得会计信息化档案资料。(四)审计业务档案信息计算机病毒。现代计算机技术的快速发展,导致计算机病毒日益猖獗。审计信息化档案是以文件形式存储在计算机上的,当前的计算机病毒不仅可以破坏数据和网络通信功能,而且可以从被感染的计算机中获取系统控制权,直接将档案文件通过网络发送给病毒的支配者或监控计算机的硬件设备。不仅如此,随着计算机硬件和网络的发展,计算机病毒感染率正在日益提高,感染途径也从以前的存储介质传播发展到现在的在网络上传播。同时,大量的专用病毒和间谍软件的出现也对审计信息化档案的安全造成极大的威胁(五)保证审计档案安全有效利用。审计档案的提供利用主要服务对象是本单位的各个业务部门。要做到审计档案能够安全效利用,一要严格审计档案查阅利用批准手续,做好查阅利用登记工作,确保审计档案安全利用;二要建立完善的审计档案检索体系,以方便利用者查阅利用;三要开辟多种查阅利用途径,对不涉密和可公开的审计档案,可以通过计算机网络等方式,以电子文本的形式进行查阅利用。在开展提供审计档案有效利用的同时,还要加大对审计档案信息资源开发,例如编辑一些档案资料汇编、基础数字汇总、重要案例剖析等,使审计档案更好地发挥作用。

二、审计档案信息化的维护

审计档案信息化是档案工作发展的大势所趋。要确保审计档案信息安全,必须加强对审计档案信息的管理维护,这不仅要求计算机操作人员具有较高业务和技术要求,而且对存储设备也有一定的专业要求。对计算机操作人员来讲,不仅要熟悉计算机软件的相关使用与维护知识,还应具备一定的审计管理方面的专业知识和技能。同时,对存储的计算机硬件来说,要在保证存储数据安全稳定的前提下,尽可能降低存储成本,并选择使用更加方便的计算机及其存储设备。现代计算机常用的外存储设备为硬盘,因其存储量大、存储方便等优点,被各种计算机设备作为外存储器使用,但硬盘是磁性介质,对使用和保存环境要求较高。同时,硬盘的单位存储量成本较高,因此硬盘只适合作为计算机组成部分使用,不适宜做长期和大批量的数据保存。审计档案如果采用光盘作为一种光存储是比较合理的。而光盘存储容量大且造价低廉、存储时间长、保存方便、对环境要求低,因此,对数据的存储一般应以光盘存储为主。即使采用光盘,也要用AB备份法,对审计档案数据进行备份,另一方面审计财务软件版本的统一与电子数据的日常处理要相结合。在审计财务软件的选择上,不仅要看软件的功能,还要看软件的开发者是否具有可靠的信誉、足够强的资本和能力。此外,还应注意审计档案与对应的财务软件版本的一致性,部分审计会计软件在使用的时候还需要使用一些外部设备如“加密狗”,并且在计算机软件和硬件更换的时候做好记录,并将淘汰替换下的软硬件和相关说明文档一并存档。由于许多商业化会计软件在使用时会有诸多限制,这也要求计算机操作人员在保存的时候需要与审计会计软件一起随同会计档案信息进行保存和管理。由于信息技术已经渗透到了经济社会生活的方方面面,成为当前社会主流的管理手段,审计档案信息化建设也为审计档案工作带来了新的契机。审计档案信息化管理是适应社会信息化发展的必然要求,也是全面提升审计档案工作为社会服务能力的必然选择,做好审计档案信息安全与维护是审计档案工作的重中之重,要切实加强这方面的管理与监督工作,使审计档案信息化工作能够与时俱进、安全推进,推动审计档案工作不断迈向新的台阶。

作者:刘丹 单位:黑河市审计局

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