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企业档案管理信息技术探讨

摘要:信息技术的优势为企业档案管理提供了新的思路和途径,信息技术的应用能够让企业档案管理工作更加规范化和标准化,通过对企业档案管理中信息技术应用的相关研究,本文主要分析了企业档案管理中应用信息技术的意义,阐述了传统的企业档案管理方式的不足,最后总结了信息技术在企业档案管理中的应用,旨在加强企业档案管理工作中信息技术的应用,提高档案管理工作的质量和水平,推动企业的良性发展。

关键词:企业档案管理;信息技术;应用

一、在企业档案管理中应用信息技术的意义

信息时代的发展让信息技术渗入生活中的方方面面,档案管理工作也逐渐向信息化的方向发展,在档案管理工作中应用信息技术能够让档案管理工作质量和水平得到提高,促进档案信息资源的开发和共享。就目前的档案管理工作来看,信息资源在市场中的竞争地位越来越明显,企业的主要资源是档案信息资源,但是传统的档案信息管理方式相对于现代化企业而言较为落后,不能够满足企业的发展需要,因此将信息技术应用到企业的档案管理工作中,能够更加便于信息的存储,并且能够在较低成本的基础上实现管理工作效率的提高。除此之外,企业的生产经营决策和信息资源都要依赖于企业的档案信息,因此,档案管理工作必须和时代发展步伐相一致,从而提高企业的核心竞争力,促进企业的良性发展。除此之外,信息化已经成为了当前社会的发展趋势,档案管理工作的完善和成熟需要顺应时代的发展变化。传统的档案管理方式已经不适用于当前的企业档案管理工作,因此寻找新的方式方法成为了档案管理工作的重点,而信息技术的利用,恰好符合当前的社会发展需要,能够与企业的档案管理工作相契合,推动档案管理工作的进一步发展和成熟。

二、传统的企业档案管理方式的不足

传统的企业档案管理的方式存在的不足主要表现在管理观念和管理方式落后这两个方面,以下将从档案管理的思想观念和管理的方式进行分析和研究。1.档案管理的思想观念较为落后。由于传统的企业档案管理工作在企业的整体发展中不受重视,领导和上级部门常常忽视档案管理工作,对于档案管理工作的优势和重要性认识不到位,将档案管理工作片面理解为档案的收藏和存储,没有意识到档案信息对于企业发展而言是重要的信息资源,所以档案信息的使用率极少。再加上企业对档案信息的宣传工作做的不到位,因此大多数企业员工将档案管理视为可有可无的工作,没有认识到档案管理工作对企业的意义。除此之外,企业的档案管理人员在管理过程中,没有形成正确的认识,管理观念落后,缺少与企业内的其他部门的沟通和协调,因此在进行档案信息的收集和整理时,工作难度大,使整个档案管理工作大的水平和质量严重受到影响。2.档案管理的工作方式较为落后。传统的档案管理工作在整个工作流程中,采用的是人工管理的方式,从档案信息的收集、整理到分类和归档都需要人工操作,先将档案信息收集完毕,然后按照相关的标准和要求进行整理和分类,贴上标签,然后将不同类型的档案信息进行归档和记录。在这个过程中,如果完全依靠人工操作,不仅流程繁多,而且工作量大,在管理中难免出现问题,影响管理工作,既耗费精力,也浪费财力。除此之外,如果需要从档案室中查找资料,要一一按照相应的编号进行查找,不仅繁琐,而且浪费时间,严重降低了管理水平和效率。

三、信息技术在企业档案管理中的应用

信息技术在企业档案管理中的应用,主要是利用现代化的信息技术设备和软件,将档案管理工作进行信息化管理,将档案信息转变为电子档,从而借助信息技术的优势,让档案信息更加有利于收集、整理和查询。1.信息技术的应用概况。1.1档案管理中信息技术的实践应用。利用信息技术,将档案信息的统计、查询和借阅等进行电子管理,通过扫描仪、通讯设备等实现资源的存储、交流和共享。对档案信息进行分门别类,并设置信息的自动增删和快速升级等功能,让档案信息的电子档成为企业档案的主要内容。对于企业的员工而言,能够更加方便快捷的进行办公,满足企业的发展需求。电子档的档案信息相对于纸质档而言,更加利于保存,不容易损坏,并且其具有的自动保存功能,能够有效避免人工失误带来的信息流失。1.2档案管理中信息技术的应用现状。信息技术的应用带给了档案管理很多便利,能够满足企业的档案管理需求,适应发展中的信息时代,同时信息技术在不断的深入发展中,要求档案管理人员在档案管理中要重视服务和管理,因此完善企业档案管理的制度体系尤为重要。而目前我国的大多数企业档案管理体系还不够完善,没有进行统一全面的信息化建设,信息化档案管理的基础建设还不够成熟,信息管理的安全性还需要进一步提高,因此,为了让信息技术在档案管理中实现有效利用,以下将对应用的措施进行具体的分析和研究。2.信息技术的应用措施。2.1推动档案管理工作数字化发展。推动数字化的发展主要借助计算机的优势,在进行档案信息的整理和分类之后,把整理好的信息导入计算机中,便于之后的工作中能够快速进行查阅。这种方式不仅能够节省时间和精力,同时还能够在一定程度上提高工作效率和和水平,让档案信息更加规范化和标准化,提高信息的安全性和保密性,所以需要推动档案管理工作的数字化建设,提高档案管理工作的数字化水平。2.2提高档案管理工作人员的综合素质。推动档案管理工作的信息化建设,首先需要提高管理人员的综合素质和水平,增强管理人员的档案管理规范意识,要求管理人员对档案管理的安全性有全面的理解,对管理工作秉承高度负责的态度,做好本职工作。通过培训对管理人员的专业水平进行严格的规范,并遵守相应的规章制度,按照工作规范和要求,明确管理人员的工作职责,提高管理人员的信息化管理水平,与时俱进,促进档案管理的信息化发展。2.3加强档案管理工作的信息化建设。首先,充分利用多媒体技术的优势,建立完善的档案检索体系,能够更加方便和快捷的进行档案的检索,然后建立视频影音档案的检索体系,让影音资料能够在档案信息中完整呈现,还需要建立电子版本的档案信息资料,完善相关信息,让电子档更加丰富和全面,便于资料的查找。其次,完善信息存储技术,包括光盘、缩微技术等,缩微技术能够有效的减少存储空间,将文件和信息利用缩微摄影机存储在胶片上,在需要时将其用投影机播放出来,不仅节省了存储的空间,而且便于存储,安全性高。而光盘不仅存储的容量较大,还广泛应用于各个领域,利用光盘技术将档案信息进行科学化的管理,形成全面的数据库,从而推动整个档案信息管理的规范化管理,能够体现一定的经济效益和社会价值。2.4重视企业的信息化档案管理。要想实现良好的企业档案管理,首先必须要获得上级领导部门的支持和重视,故企业的领导和上级应该对档案管理工作有足够的重视,为档案管理工作提供人力物力财力支持,创造良好的档案管理工作环境。除此之外,企业内部的各个部门之间要做好统筹协调的工作,共同协作和配合,让档案管理工作在各个部门之间受到重视,从而推动档案管理工作的进一步发展。

四、结语

综上所述,在企业档案管理工作中应用信息技术已经成为了社会发展的一种趋势,将信息技术科学合理的融入企业的档案管理工作是企业当前的工作焦点,把信息技术用于实际的管理工作中,从实际出发,提高档案管理的效率和质量,将信息技术和企业档案管理的具体情况相结合,让档案管理工作更加标准化和规范化,从而更好的发挥档案信息的作用和价值,为企业的发展提供重要支持。

作者:吴容 单位:深圳市春晖信档案技术服务有限公司

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